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La etapa DEFINICIÓN se subdivide en dos fases:

Definición:
  • Conocer los Requerimientos.
  • Estudio de Factibilidad.
  • Asegurarse del cumplimiento.
  • Elaborar la Planificación macro.
Diseño:
  • Identificar soluciones tecnológicas.
  • Identificar riesgos.
  • Elaborar el Cronograma detallado.
  • Asignar recursos a cada actividad.
  • Proponer subcontratación.
  • Métodos de validación del diseño.
  • Ajustar especificaciones de productos.
  • Lograr la aprobación.
 sIG Proyecto
Planificación Estratégica
Un proyecto no puede concebirse al margen de ésta.

La fase inicial de un Proyecto incluye, como punto principal, el análisis de la adecuación estratégica de la propuesta, para responder a la tercera pregunta clave en el desarrollo de la Planificación Estratégica
¿Cómo llegamos?...

 sIG Proyecto
Entendiéndose por ESTRATEGIAS a todas aquellas acciones (tareas) que se deben ejecutar durante los próximos años, orientadas y dirigidas al cumplimiento de la Misión, neutralizando las amenazas, explotando las fortalezas, ajustando las debilidades y aprovechando las oportunidades, todas ellas personifican y le dan forma y color a la inversión de la Empresa. De éstas se despenden los Objetivos y los Programas, que no son mas que líneas de acción interconectadas y estructuradas con un solo fin, cristalizar la Planificación Estratégica de la Empresa.
 sIG Proyecto Son muchos los puntos importantes que se deben cubrir en esta etapa, a continuación se señalan algunos entre los más importantes:
  • •   Antes de iniciar con la definición de un Proyecto, necesariamente se debe conocer los lineamientos provenientes de la Planificación Estratégica.
  • •   La definición de un Proyecto debe iniciarse antes de la definición del presupuesto anual ya que los aspectos financieros del Proyecto son insumos para la formulación de éste.
  • •   Toda la Empresa debe conocer la existencia del nuevo Proyecto así como la asignación y el nivel de autoridad del Gerente de Proyecto.
  • •   Todo Proyecto debe tener una estructura y ésta debe ser Matricial
 sIG Proyecto
Teniendo presente la información asociada a la Planificación Estratégica, y con el objeto de dar respuesta a la tercera pregunta clave en su formulación, se plantea una idea y con ella se inicia la definición del Proyecto. Por la importancia y las posibles implicaciones en el cabal cumplimiento de la Misión, esta
primera etapa del ciclo de vida de un Proyecto, se subdivide en dos fases y tendrá como producto final la Ficha del Proyecto (partida de nacimiento):

Definición: se materializa con la elaboración de la primera parte de la Ficha del Proyecto, basándose en los objetivos y alcances a lograr, los productos/servicios junto con sus requisitos y calidad a ofrecer, los beneficios a lograr y los riegos por los que atravesará el Proyecto.

Diseño
: bien, habiéndose respondido a la pregunta ¿QUÉ?, ahora nos abocaremos a precisar los aspectos técnicos faltantes, asociados al COMO (actividades), trataremos de encontrar el equilibrio entre los aspectos técnicos (QUE, COMO), el tiempo de ejecución (CUANDO) y el costo (CUANTO), siendo este último el resultado entre el costo asociado al recurso, los riesgos y los beneficios a lograr. Para cumplir con esta fase y lograr el producto final de la etapa se cubrirán los siguientes aspectos:

  • •   Identificar las Actividades. Se analizará (con el mayor nivel de detalle) el trabajo a realizar tratando de clasificar las actividades por su importancia y tratando de no obviar ninguna (no olvidar las posibles actividades asociadas a los riesgos), de tal manera que todo el proyecto esté reflejado en ese listado de actividades.
  • •   Definir la secuenciación de Actividades, señalando las posibles holguras y actividades en paralelo así como sus interdependencias y posibles impactos a la hora de un retraso.
  • •   Estimar la duración de cada Actividad (horas hombre).
  • •   Estimar los recursos asociados a cada actividad.
  • •   Estimar los costos de cada Actividad.

Habiéndose cubierto todos estos aspectos, nos falta un solo detalle, previo a la búsqueda de la aprobación del producto final ”la Ficha del Proyecto”, este detalle es la revisión total del documento garantizando la interrelación entre los aspectos técnicos, recursos, tiempo y costo.

Recuerde que este documento (Ficha del Proyecto) es una carta de presentación de la Gerencia, en él se le mostrará a la empresa, el dominio del tema, la calidad y el nivel profesional del equipo de trabajo, así como también la sincronización entre la Planificación Estratégica y el aporte de la Gerencia a la que está adscrito.

  Proyecto|Objetivo|Indicador|Calidad

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