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Entendiéndose por ESTRATEGIAS a todas aquellas acciones (tareas) que se deben ejecutar durante los próximos años, orientadas y dirigidas al cumplimiento de la Misión, neutralizando las amenazas, explotando las fortalezas, ajustando las debilidades y aprovechando las oportunidades, todas ellas personifican y le dan forma y color a la inversión de la Empresa. De éstas se despenden los Objetivos y los Programas, que no son mas que líneas de acción interconectadas y estructuradas con un solo fin, cristalizar la Planificación Estratégica de la Empresa.
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Son muchos los puntos importantes que se deben cubrir en esta etapa, a continuación se señalan algunos entre los más importantes: |
- • Antes de iniciar con la definición de un Proyecto, necesariamente se debe conocer los lineamientos provenientes de la Planificación Estratégica.
- • La definición de un Proyecto debe iniciarse antes de la definición del presupuesto anual ya que los aspectos financieros del Proyecto son insumos para la formulación de éste.
- • Toda la Empresa debe conocer la existencia del nuevo Proyecto así como la asignación y el nivel de autoridad del Gerente de Proyecto.
- • Todo Proyecto debe tener una estructura y ésta debe ser Matricial
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Teniendo presente la información asociada a la Planificación Estratégica, y con el objeto de dar respuesta a la tercera pregunta clave en su formulación, se plantea una idea y con ella se inicia la definición del Proyecto.
Por la importancia y las posibles implicaciones en el cabal cumplimiento de la Misión, esta |
primera etapa del ciclo de vida de un Proyecto, se subdivide en dos fases y tendrá como producto final la Ficha del Proyecto (partida de nacimiento):
Definición: se materializa con la elaboración de la primera parte de la Ficha del Proyecto, basándose en los objetivos y alcances a lograr, los productos/servicios junto con sus requisitos y calidad a ofrecer, los beneficios a lograr y los riegos por los que atravesará el Proyecto.
Diseño: bien, habiéndose respondido a la pregunta ¿QUÉ?, ahora nos abocaremos a precisar los aspectos técnicos faltantes, asociados al COMO (actividades), trataremos de encontrar el equilibrio entre los aspectos técnicos ( QUE, COMO), el tiempo de ejecución ( CUANDO) y el costo ( CUANTO), siendo este último el resultado entre el costo asociado al recurso, los riesgos y los beneficios a lograr. Para cumplir con esta fase y lograr el producto final de la etapa se cubrirán los siguientes aspectos:
- • Identificar las Actividades. Se analizará (con el mayor nivel de detalle) el trabajo a realizar tratando de clasificar las actividades por su importancia y tratando de no obviar ninguna (no olvidar las posibles actividades asociadas a los riesgos), de tal manera que todo el proyecto esté reflejado en ese listado de actividades.
- • Definir la secuenciación de Actividades, señalando las posibles holguras y actividades en paralelo así como sus interdependencias y posibles impactos a la hora de un retraso.
- • Estimar la duración de cada Actividad (horas hombre).
- • Estimar los recursos asociados a cada actividad.
- • Estimar los costos de cada Actividad.
Recuerde que este documento (Ficha del Proyecto) es una carta de presentación de la Gerencia, en él se le mostrará a la empresa, el dominio del tema, la calidad y el nivel profesional del equipo de trabajo, así como también la sincronización entre la Planificación Estratégica y el aporte de la Gerencia a la que está adscrito.
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